We have been here before! Hong Kong has been on & off, open & closed, politically and Covidly as a city since June 2019 due to mass social activities and the spread of the virus. And our University Archives has been closed to visitors since the end of February 2020, right after the long Lunar New Year holiday, due to the outbreak of Covid-19. The impact of both the social activities and pandemic are obvious: 

The number of our research visits dropped 43% significantly since December 2019; and our reference and research consultations have gone from reference desk to online. We were briefly back to full-swing operation in June and July this year. However, the third wave of Covid has just hit us in August and we are back into ‘working from home’ mode again with even stricter social distancing rules in the city and at the University …

The Impact – Staff and user safety is our main concern. Our Archives is a very small and confined space and social distancing is not easy within our office. Therefore, we have suspended research visits completely since February and have replaced them with a virtual reference service through Emails and digital archives. Despite the lockdown I am still able to be at work and spend most of my time searching, inspecting and digitising a large number of archives items based on reference enquiries. In fact, it is difficult to do research without looking at the actual source of archival materials as Reference Archivist. Nonetheless, this is a fabulous opportunity to focus on building up our digital collections and repository for access and digital preservation. The number of digitised materials has already been tripled compared to 2019. It indicates that people are spending a lot more time at home on studying and doing research for academic, professional and genealogical purposes. Interestingly, I’ve observed many of our international and institutional researchers are looking for materials for curating online exhibitions overseas.

The Opportunities – The Pandemic affects everyone and our University Archives has launched an online platform to collect staff members’ and students’ experiences which will form part of our University memory. The requests on our digital platform and use of digitised materials has also given us strong statistical evidence to support more funding to develop our digital repository. The time I spend working from home also allows me to participate in more professional development webinars organised by CILIP, SAA and ARA. Last but not least, the appreciations I receive from researchers through Emails are the best reward ...
 
You are not alone: Stay positive, be vigilant and don't dwell on the constant Covid-news!
Garfield LAM, CA, MCLIP, Archivist, Head of Reference and Outreach of the University of Hong Kong Archives

The Centre for Business History is one of the leading business archives, organized as a membership organization with some 390 company members. In short, we take care of about 7.200 archives stretching as far back as the 1680s until today, adding to that some 5,5 millions of photos and items of various sorts. Our member companies represent all branches and cover Swedish as well as international business history

We are financed through membership fees and the companies pay for archiving and for our different archival consultant services. With some 26 colleagues, most of them archivists, we do archiving on a high scale of both amount and quality. Among our publishing activities we publish the history of companies, entrepreneurs and innovators through books and our quarterly magazine “Företagshistoria” (Businesshistory). Our research department runs projects with support from external foundations. At present we are closing a research and book project about the Nobel family´s history in Russia …

We have (not yet) seen any bad effects on our own business, originating from the corona crises. Instead we already in March took the initiative to document the consequences for Swedish businesses, through media, polls and interviews with key figures among the Swedish companies. The initiative has been met with great acclaim from both organisations, owner families and the companies themselves. The result of this will be available for future academic research through our research department.
 
Best!
Alexander Husebye, CEO of Centre for Business History, Stockholm/Sweden

After a staff meeting of Reykjavik Municipal Archives in the morning of Friday, February 28th, we started preparing for the arrival of Covid-19 to Iceland. We bought masks, gloves and good quality sanitizers for each work station, meeting room, reading area, etc. We asked the cleaning staff to clean extra all door handles, rails, elevator etc. The same day, the first person with Covid-19 was diagnosed in Iceland …
 
Ten days later, we marked distance requirements in the reception and the reading room and encouraged people to send inquires by email. All meetings with people outside the archives were limited and later banned. Meetings were online and conferences were cancelled or changed to be online. The IT department supplied us with extra laptops and set up software to work remotely from home. We also looked for tasks, which could be performed from home, so staff would be able to shift to working from home, if needed.

March 24th, by a directive from the government, most public institutions were closed to the public and outsiders, including archives. The staff at our archives divided into two groups, one working from home and the other in the workplace for three days and then reversed. Everyone got a laptop for remote work, with the necessary software. All meetings were online, and people worked remotely through telephone and internet. As some tasks, such as registration of archives could not be done from home, these employees were proofreading catalogues and writing texts for our new web etc. We made sure to have staff meetings regularly online, which were essential to keep in contact with each other. The days when people were in the office, they returned to their regular tasks which could not be done from home, such as answer enquires for documents and registration. 
May 5th the restrictions were lifted, everyone could be back to the workplace, in-person meeting resumed and the reading room was open again for service.

It was amazing how quickly employees adapted to changing circumstances and having to work from home half the time. We were able to provide practically all service to public and institutions, except keeping open the reading room and consulting institutions in person. When we returned to the workplace entirely May 5th, I was expecting some employees would like to continue working at home, but it did not happen. Everyone was pleased with returning to work and glad to be back together with their colleagues. The customers to the reading room were hesitant to return the first days, but are now as many as usual.
This period was a great learning process in remote working from home, and it is clear that we can return to it at short notice, if such a situation arises. We still have sanitizers at hand and the extra cleaning, but things have now more or less returned to normal, except some meetings are still online.
It was convenient to be able to work at home during these great times of uncertainty and stay in touch with colleagues and customers online. However, it does not entirely replace human communication in person and obviously many tasks of archives cannot be done from home.
 
Best wishes to Heidelberg!
 
Svanhildur Bogadottir MA MBA, City Archivist, Reykjavik Municipal Archives
Reykjavík, Iceland

El Archivo Nacional de Chile cerró sus puertas a la atención de público y gran parte de sus trabajadores se replegaron a sus hogares a contar del 17 de marzo de 2020 cuando comenzaron a detectarse los primeros casos de COVID 19 en la ciudad de Santiago y empezaron a aplicarse las primeras medidas de distanciamiento físico. Rápidamente comprendimos, gracias a estar al final de esta cadena de contagios, que el asunto era muy grave y que iba a tomar tiempo: entrábamos en el otoño y las enfermedades respiratorias se agravan durante el período de frío en Chile.
 
Finalmente, el Archivo Nacional y toda la infraestructura cultural y patrimonial pública cerró paulatinamente sus puertas frente a la pandemia ya declarada con mucha intensidad hacia fines de marzo y desde entonces hasta hoy parte de los servicios que antes se ofrecían presencialmente, debieron trasladarse a los medios tecnológicos. Asimismo, ocurrió con las labores habituales de los funcionarios que comenzamos a trabajar desde nuestros hogares enfrentando una serie de dificultades como también, reconociendo las ventajas que esta forma de trabajo tiene.

La primera constatación fue observar que, si bien las labores administrativas y de coordinación central podían desarrollarse fácilmente desde casa, al ser nuestro Archivo principalmente análogo – el Archivo Electrónico comenzará a operar plenamente el 1 de enero de 2021 –, muchas de las tareas habituales no podían hacerse de manera remota: por ejemplo, la transferencia, descripción, conservación de documentos, entre otras. Por tanto, la primera labor fue reestructurar los planes de trabajo que habíamos armado durante los meses de verano (diciembre a febrero). Nuestra opción fue concentrarnos en la actualización normativa en vistas que el Archivo Nacional en Chile está enfrentando grandes cambios en los paradigmas que rigen nuestra actividad a partir de la próxima entrada en vigencia de la llamada “Ley de Transformación Digital”, conjunto de normas que modifican las bases administrativas del Estado de Chile al reemplazar la tramitación análoga por la digital. De esta forma, naturalmente, suspendimos las transferencias de documentos físicos al Archivo, medida que obedeció a razones prácticas y de higiene, mantuvimos los servicios que se ofrecen en línea (certificaciones, consulta de catálogos, sitios web temáticos, documentos en línea, contacto al ciudadano, etc.), pero los profesionales archiveros se abocaron a actualizar las normativas y a estudiar nuestras formas de trabajo para hacerlas coherentes con los profundos cambios que estamos sufriendo.

Un segundo gran hallazgo son las posibilidades que ha brindado la tecnología de la comunicación en línea, han sido en gran apoyo para nuestro trabajo y, seguramente las seguiremos utilizando aún cuando la pandemia ya no sea un peligro. Las plataformas para compartir documentos y trabajarlos en conjunto o para reunirnos con personas que se encuentran distantes han permitido a los equipos seguir trabajando aunque no estén juntos, ni siquiera en la misma ciudad. Como nunca antes hemos podido tener reuniones plenarias con nuestros archivos regionales discutiendo entre todos y todas, los asuntos que nos preocupan lo que ha sido una gran oportunidad de integración, intercambio y cercanía a pesar de la distancia.

Un tercer factor ha sido la búsqueda de consensos para el llamado “retorno seguro”; mientras escribo estas líneas, aún no hay una fecha clara para el inicio de este proceso pero sabemos que la fecha ya no está lejana. Entonces aparece la dicotomía entre el temor de muchos al contagio y las limitaciones de una institución con carencias estructurales que se arrastran por muchos años. Los temores consisten, por una parte, en suspicacias o dudas respecto a cómo la dirigencia de la institución lograría respetar ciertos acuerdos o compromisos con los trabajadores en torno a las condiciones de distancias, protección frente a los usuarios, protocolos de limpieza, uso de espacios comunes y otros temas relacionados a estos. Por otra parte, el enorme temor a salir al espacio público, particularmente el transporte público. Ha sido un gran desafío para las autoridades del Archivo Nacional tranquilizar a los funcionarios; tal vez, el trabajo más difícil de todos los emprendidos y, seguramente, el que no lograremos hacer bien.

Un fuerte abrazo / Eine herzliche Umarmung
 
Dr. Emma de Ramón Acevedo, Directora y Conservadora del Archivo Nacional de Chile, Santiago de Chile

„ … große Herausforderung für das Führungspersonal …“ – Archiv und Pandemie (Nationalarchiv, Santiago de Chile)

Als die ersten Fälle von Covid-19-Infektionen in Santiago de Chile aufgedeckt und die ersten Maßnahmen zur physischen Distanzierung ergriffen wurden, schloss am 17. März 2020 das Chilenische Nationalarchiv seine Türen für die öffentliche Benutzung und ein großer Teil seiner Mitarbeiter begab sich nach Hause. Obgleich wir uns am Ende der Infektionskette befanden, begriffen wir sofort, dass die Angelegenheit ernst war und seine Zeit dauern würde: Der Herbst stand unmittelbar bevor und die Atemwegserkrankungen verschlimmern sich während der kalten Jahreszeit in Chile ...
 
Nach und nach stellten das Nationalarchiv sowie die gesamte Infrastruktur für das kulturelle und öffentliche Erbe seine Dienste im Angesicht der Pandemie ein, vor der bereits Ende März eindringlich gewarnt worden war. Seitdem und bis zum jetzigen Zeitpunkt (August 2020) wurden verschiedene Dienstleistungen, die zuvor im Zuge persönlicher Vorsprache erfolgten, gezwungenermaßen auf elektronische Wege umgestellt. Ebenso verfahren wurde bei den regelmäßigen Pflichtaufgaben der Mitarbeiter*innen, die fortan von zu Hause aus arbeiteten, wobei sich anfangs einige Schwierigkeiten einstellten, aber auch die Vorteile des Home Office zeigten …
 
Als erstes war zu beobachten, dass sich administrative und zentrale Organisationsarbeiten sehr leicht von zu Hause erledigen ließen. Da aber unser Archiv hauptsächlich ein analoges ist – das digitale Archiv soll ab 1. Januar 2021 seinen Betrieb aufnehmen – konnten viele der üblichen Aufgaben nicht aus der Ferne erledigt werden: Z.B. die Übernahme, Verzeichnung und konservatorische Behandlung eingehender Archivalien. Daher waren als erstes die Arbeitspläne, die wir während der hiesigen Sommermonate (von Dez. bis Febr.) erstellt hatten, neu zu strukturieren. Wir konzentrierten uns auf die aktuellen Regelungen angesichts der Tatsache, dass sich das Chilenische Nationalarchiv in einem großen Paradigmenwechsel befindet. Denn mit Inkrafttreten des „Gesetzes über die digitale Umwandlung“ (“Ley de Transformación Digital”), einem Regelwerk, das die administrativen Grundlagen des chilenischen Staats verändert, indem es die analoge durch die digitale Arbeitsweise ersetzt, werden unsere Tätigkeiten maßgeblich neubestimmt.
 
Daher stellten wir die physische Aktenübernahme ins Archiv ein – eine aus praktischen und hygienischen Gründen getroffene Maßnahme –, behielten aber den online-Service bei (Beglaubigungen, Kataloganfragen, Auskünfte über thematische Webseiten sowie zu den digitalen verfügbaren Dokumenten, Öffentlichkeitsarbeit etc.). Währenddessen arbeiteten die Archivare des höheren Dienstes daran, Vorschriften zu aktualisieren und gewohnte Arbeitsweisen zu analysieren, um sie an die bevorstehenden tiefgreifenden Veränderungen anzupassen.
 
Eine zweite wichtige Entdeckung waren die Möglichkeiten, die uns die neuen digitalen Kommunikationstechnologien bieten. Sie haben unsere Arbeit sehr unterstützt und wir werden sie sicherlich weiterhin nutzen, sogar dann, wenn die Pandemie keine Gefahr mehr darstellt. Die Software-Programme, um Dokumente auszutauschen, gemeinsam zu bearbeiten oder sich virtuell in Konferenzen zu treffen, erlaubten den Arbeitsgruppen ein Weiterarbeiten auch dann, wenn man räumlich getrennt war und sich noch nicht einmal in der gleichen Stadt befand. Wie nie zuvor waren wir in der Lage, Vollversammlungen mit den Regionalarchiven einzuberufen, um die uns betreffenden Themen untereinander zu diskutieren, was trotz der Entfernung eine große Chance für Integration, Austausch und Nähe war …
 
Ein dritter Faktor war die Suche nach einem Konsens für die so genannte „sichere Rückkehr“ … – Während ich diese Zeilen verfasse, gibt es noch kein genaues Datum für den Beginn dieses Prozesses. Aber wir wissen, dass das Datum nicht mehr fern ist. Dann zeigt sich die Dichotomie zwischen einerseits der Furcht vieler vor einer Ansteckung und andererseits den Grenzen einer seit Jahren schon mit strukturellen Mängeln kämpfenden Institution. Die Befürchtungen erwachsen zum einen aus Verdächtigungen oder Zweifeln, ob bzw. wie es der Leitung der Institution gelingen würde, bestimmte Vereinbarungen oder Verpflichtungen mit den Arbeitnehmer*innen einzuhalten bezüglich Home Office, Datensicherheit, Löschprotokolle, Nutzung gemeinsamer Räume sowie anderer damit einhergehender Fragen. Zum anderen besteht eine ganz erhebliche Angst davor, sich wieder in den öffentlichen Raum zu begeben, insbesondere öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen. Es war eine große Herausforderung für das Führungspersonal des Nationalarchivs, die Mitarbeiter*innen zu beruhigen. Es war vielleicht die schwierigste Aufgabe für alle Beteiligte. Sicherlich auch diejenige, die wir am wenigsten gut gemeistert haben …
 
Un fuerte abrazo / Eine herzliche Umarmung
 
Dr. Emma de Ramón Acevedo, Directora y Conservadora del Archivo Nacional de Chile, Santiago de Chile

Durch den Sinn schießt mir der nicht ganz ernst gemeinte Satz eines recht bekannten bundesdeutschen Archivars der mir mal sagte: „Thomas, ein Archiv ist der schönste Ort der Welt, wenn nur diese Nutzer nicht wären!“ – Wahrscheinlich kursiert dieses weniger gute und nette Bonmot ganz allgemein in Archivarskreisen. Es ist durchaus etwas dran, wenn man sich auf den konstruktiven Teil der Aussage beschränkt: Während des Covid-19-Notstands, der bei uns zwei Monate gedauert hat und vielleicht wiederkommen wird, konnte man etliche Arbeiten angehen, zu denen man ansonsten nie gekommen wäre. So gesehen, und leicht absurd, kommt man zu der Feststellung, dass das Fernbleiben der Nutzer nicht ausreichend lang war, weil die angegangenen Vorhaben freilich noch nicht fertig sind ...

In Conclusio aber liegt der Fall doch etwas anders: Wir konnten feststellen, wie viel Zeit eigentlich die Nutzerbetreuung brutto benötigt. Und insgesamt sind ja nicht die Nutzer das Problem, sondern die Unterbesetzung und damit Unterfinanzierung des Archivbereichs!
 
Denn sonst würde man sich nicht beim heimlichen Wunsch ertappen, dass das Fernbleiben der Nutzer ruhig noch ein bis zwei Jahre hätte dauern können, damit man mal mit mehreren größeren Vorhaben zu einem Abschluss kommt, indem man am Stück daran arbeiten kann. – Aber selbst fünf Jahre würden vielleicht knapp nur reichen, um ein Archiv dahin zu bekommen, wo es erschließungstechnisch und unter anderen Aspekten hingehört. …
 

Freilich sind auch die Nutzer ins Digitale umgestiegen, v.a. die professionelleren. Die wurden auch während der Unterbindung des Publikumsverkehrs nach Möglichkeit bedient, was recht gut funktioniert hat. Und über das „Corona-Geheimnis“ von Kronstadt konnte in der „Karpatenrundschau“ ein knapper Artikel veröffentlicht werden. mehr dazu hier
 
Mit besten Grüßen
 
Thomas Şindilariu, Leiter Archiv und Bibliothek der Evangelischen Honterusgemeinde, Braşov (Kronstadt)/Rumänien

The ongoing COVID-19 pandemic has led various governmental and non-governmental entities to focus on the use of personal sensitive data to address the issues raised by the virus. These efforts often have led to the deployment of novel tools, digital contact tracking software, public health surveillance and other data collection methods, not always fully compliant with privacy laws around the world or the GDP regulation of the EU (General Data Protection Regulation). These initiatives are raising a number of concerns among privacy and data protection experts, the ongoing debate needs to be closely followed by information professionals who are having quite a critical role in preserving documentation, decisions, strategies, and medical data in relation to the pandemic …

For example, one of IAEA’s nuclear science programs is radiation medicine services including diagnostic imaging. Medical imaging, such as radiology, X-ray, CT, can be used to quickly and accurately diagnose a disease, as well as to continue monitoring it, increasing the chances of controlling its spread. The increased use of diagnostic imaging for detecting COVID-19 is quite obvious, among many other nuclear technologies, it generates enormous amounts of data; these are image sets requiring gigabytes of storage.
 

For decades IAEA has provided expert advice and funding to countries in a need to adopt nuclear sciences technologies, for instance, the use of medical imaging. However, such technology assumes the availability of sophisticated storage technologies and high-level strategies on preserving medical data for long term, and at the same time applying privacy protection measures.
 

In our current context a mounting evidence demonstrates that collection, use, sharing and further processing of data can help limit the spread of the virus. While the benefits of having Covid-data are clear, it is less clear what happens after its use and how governments can ensure the right to privacy. Archivists and records managers can easily find themselves again in the battlefield nowadays, we may need to revisit collection policies, data retention schedules and think through the implications. The World Health Organization cautions, “surveillance can quickly traverse the blurred line between disease surveillance and population surveillance.” Information professionals should advocate for the ethical and secure implementation of data collection and retention with due regard to applicable data protection laws and policies, as well as general privacy and data protection principles, even in environments lacking such frameworks.
 
Kind regards
Dr. Gabriella Ivacs, Section Head Archives and Records Management Section, Division of General Services, Department of Management, International Atomic Energy Agency (IAEA), Vienna/ Austria

Als am 15. März 2020 von der österreichischen Regierung der Lockdown verhängt wurde, traf uns diese Maßnahme insofern schlecht vorbereitet, als wir gerade erst am Freitag, den 13. März nachmittags die Weisung der Geschäftsleitung erhalten hatten, in festen Teams wochenweise abwechselnd die Büros zu besetzen … Der Entscheidung der Regierung folgend, erfolgte eine Haussperre, so dass für alle Mitarbeiter*innen (mit Ausnahme der Task Force) Home Office angesagt war. Und es brauchte einige Tage, bis alle zu Hause arbeitsfähig waren.
 
Da wir keinen Zugang zu den Archivbeständen hatten, musste die Beantwortung von Anfragen unterbleiben, obwohl in dieser Zeit – offenbar bedingt durch vermehrte Freizeit – die Familienforscher sehr aktiv waren. Viele Anfragen gingen auch aus dem Ausland ein, wohingegen Anfragen von Institutionen oder aus dem Wissenschaftsbereich bei Null lagen.
 
Dennoch konnten wir die Zeit im Home Office gut nutzen. Denn endlich einmal war genügend Zeit, um konzentriert jene Arbeit zu tun, für die im normalen Alltag kaum Zeit bleibt: Die Einarbeitung von Digitalisaten in die Archivdatenbank.

Mit Anfang Mai begann etappenweise die Rückkehr ins Haus, bei aufrechtem Betretungsverbot für Hausfremde. Aber immerhin konnten wir mit der Abarbeitung der eingegangenen Anfragen beginnen. Da wir nur einen Arbeitsplatz für unsere Archivnutzer haben, hat sich für uns bei der Organisation der Besucher*innen nichts geändert: Denn eine Anmeldung bzw. Terminvereinbarung ist ohnehin notwendig.

Inzwischen arbeiten wir wieder im „Normalmodus“. Es bleibt für mich abzuwarten, inwiefern die Corona-bedingten Erfahrungen die geplante flächendeckende Einführung eines Datenmanagement-Systems mit integrierter Übernahme ins digitale Archiv beschleunigt bzw. ob der Wirtschaftseinbruch (mit entsprechenden Konsequenzen bezüglich der Kammerfinanzierung) zu einer Verzögerung dieses aus meiner Sicht als Archivarin dringend nötigen Projekts führt …
 
Mag. Rita Tezzele, Wirtschaftskammer Österreich, Archiv, Wien

Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv SWA hat vieles genau gleich gemacht wie andere Archive. Die Lesesäle waren geschlossen. Die Nutzerinnen und Nutzer haben die Online-Findmittel und digitalisierten Bestände genutzt. Die Mitarbeitenden im Home Office gearbeitet. Wir konnten das Gebäude betreten und somit auch einzelne dringende Anfragen unbürokratisch erledigen, indem Archivalien "quick and dirty" fotografiert und versandt wurden ...
Was fiel besonders negativ ins Gewicht? Die organisatorische Aufhängung des Archivs erschwerte die Umsetzung der Massnahmen, die rasch umgesetzt werden mussten und sich in rascher Folge änderten. Das SWA ist Teil der Universitätsbibliothek; domiziliert ist es im Gebäude der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät. Da viele Fragen raumgebunden zu lösen waren, drifteten Verantwortlichkeiten auseinander, der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand war sehr hoch ...

Positive Aspekte waren jedoch ebenfalls auffällig. Und dies ist natürlich eine Aussage, die vom Privileg geprägt ist, dass der Spardruck an der Universität Basel nicht erst durch die Corona-Pandemie verschärft wird (der Spardruck hat bereits vorher geherrscht). Punktuell wurden sogar mehr Mittel kurzfristig freigegeben, etwa für notwendige Hard- und Software. Viele Mitarbeitende, deren Arbeit von eingespielten Abläufen geprägt ist, wurden aus ihrem Alltag herausgerissen. Abläufe wurden hinterfragt und produktiv angepasst. Alle Mitarbeitenden hatten die Gelegenheit, neue Werkzeuge wie Videokonferenz-Software, Arbeiten mit Remote Desktop etc. zu lernen. Die täglich stattfindende Zoom-Kaffeepause hat dem Team geholfen, den Zusammenhalt nicht zu verlieren. Wir konnten Pendenzen abbauen, welche mit digitalen Arbeitsinstrumenten bearbeitet werden konnten (natürlich bildeten sich Pendenzen dafür in den "analogen" Arbeitsgebieten). Die fehlende Benutzung spielte jedoch Ressourcen frei, die in die Datenkorrekturen, Nacherschliessungen etc. gelenkt wurden ...

Das SWA dokumentiert die Schweizer Wirtschaft mittels so genannter grauer Literatur. Es nutzt für die Erschliessung den Standard Thesaurus Wirtschaft STW. Schon sehr früh in der Krise hat das SWA das neu geschaffene, sich noch im Entwurfsstadium befindliche Schlagwort "Coronavirus" übernommen. Da aufgrund der Pandemie eine einzigartige Wirtschaftskrise entsteht, ist die Flut an Publikationen dazu bereits am strömen. Schon jetzt wurden Zeitungsausschnitte und Publikationen zu den Themen Kurzarbeit, Notkredite, Mietzinserlass etc. gesammelt. Da diese Materialien digital gesammelt werden, war die Arbeitsweise nicht eingeschränkt ...
Mit herzlichem Gruß
Irene Amstutz,| Leiterin UB W – SWA (Universität Basel | Universitätsbibliothek | UB Wirtschaft – Schweizerisches Wirtschaftsarchiv), Basel/Schweiz

The pandemics this year was an exciting experience, that really made our lives spicier … I work in a county Archives. In Romania, county archives are branches of National Archives, which is subordinate to the Ministry of Interior. This is why we were not completely shut down, and we ought to keep alternatively part of the staff on site, even during the complete lockdown of the country, while the other part of the team kept doing their activities in homeworking status …
 

While working onsite was “business as usual” (except for the contact with public, which was completely restricted to regular mail or online), working form home raised some issues. Our IT system is, for cybersecurity reasons, completely isolated form Internet, therefore we cannot access our “archival tools” from home. More, since for 10 years we have dealt mainly with administrative requests from citizens, and their processing not only requires the study of records we hold on site, but it also involves processing personal data. Therefore, digital transformation of traditional finding aid became the main task performed at home, which allowed us to discover how many extraordinary historical information our Archive holds and we forgot about them … And all these are about to be discovered by our users too, when this information will be uploaded on the Archives portal.

And by the way of portal, the number of searches on our online data increased significantly; it seems it needed a virus to convince users that is easier for them (and for us…) to browse archives online … Beside job, I kept on being an archivist and started collecting COVID-19- … jokes and memes. I have now over 2000 of such items, showing for future that, even if it was hard, it was some fun in that.
 
Multe sa!lutări!
Dr. Bogdan-Florin Popovici, Director of Romanian National Archives, Brasov department, Brasov/Romania

In late April 2003 during SARS epidemic, schools and universities in Beijing were all closed. Many units reduced their activities on emergency services. People who could work from home or via telephone and internet stayed at home. Restaurants and all entertainment places closed the doors, also many shops were closed, in exactly the same way as we are seeing today due to the coronavirus outbreak … Swimming in the lakes around the city was prohibited as it was feared that it could lead to the spread of the virus. All conferences and other events were all cancelled. No tourists, no business partners were coming anymore from abroad. The hotels were all empty. People were asked to avoid travelling other parts of the country.
 
We were even joking about the epidemic to make light of a serious situation. For example: How do you recognize a Beijinger? – The answer is: They are becoming fat from eating too much and sitting at home. Their skin is getting white because they don't go out. Their hands are becoming delicate because of constant cleaning. Their vision is getting blurred due to watching television all the time …

At that time [during SARS], we only had telephones and e-mail. You cannot compare e-mail to WeChat. With WeChat (a Chinese multi-purpose messaging, social media and mobile payment app), people feel empowered and involved, taking part in various activities despite being at home. Besides our daily lives, WeChat could be used to provide help to others in any part of China. M elder daughter Elisabeth is married and living in Nanjing with her family. I live with my wife and our younger daughter Anna in Beijing. As we're all at home, we get to speak to Elisabeth more often these days. And my wife, who usually doesn't cook so often and excited, is showing amazing enthusiasm in the kitchen now and surprises us with stunning dishes every day. She did the same during SARS too. So, we are having a great family time and there's so much joy. Just like the distance makes the heart grow fonder, I say crises make the family grow stronger …

The governments of certain countries do continuously come out with bias against China. Impression is that their main intention is to win over possible voters. We have already noticed a hateful campaign against migrants in the U.S. and several European countries. Many people, blinded by their political ideology, seem to be using the coronavirus situation to trigger hatred against Chinese people, which is essentially racism on display. That’s another dubious and dangerous effect of Covid-19! 
As a filmmaker and culture creating manager I am now enjoying the most anticipated but very carefully reopening of cultural life in Beijing. Beside of work places and public spaces, for example cinemas, museums, public libraries and archives are reopening after really drastic lockdown measures, lasting a couple of months meanwhile. But indeed, it’s a kind of a new normal feeling, keeping in mind the latent risks. We have overcome the first round and actually we are keen to see what future will bring …

Best wishes to Heidelberg
Uwe Kräuter, former activist in the 1968 movement in Heidelberg and since some decades Sino-German cultural mediator

Als Strom-, Gas- und Wasserversorger ist die EVN AG systemrelevant. Anfang März wurden ein Krisenstab gebildet und die Schichtdienste in den Kraftwerken und beim System Operator so organisiert, dass die ununterbrochene Betriebssicherheit unter Pandemie-Bedingungen sichergestellt wurde … Besprechungen wurden über Skype geführt. Außerhalb der besonders geschützten Bereiche gab es leider dennoch einige Infektionen. Ein Kollege verstarb tragischer Weise an Covid-19 ...

Die IT leistete großartige Arbeit und stattete binnen weniger Tage hunderte Mitarbeiter*innen mit Notebooks für das „Home Office“ aus bzw. schaltete diese für Telearbeit frei. Einige Wochen lang war die EVN-Direktion in Maria Enzersdorf nahezu menschenleer. Mittlerweile ist die Anwesenheit von maximal 50% der Belegschaft zugelassen.
 
Die Archivarbeit ist auch während der Pandemie weitergegangen. Mit dem Krisenstab wurde die Archivierung seiner Arbeitsunterlagen vereinbart. Eine Dokumentation der Online-Konferenz der Customer Relations Abteilung wurde als erster „Corona-Bestand“ ins EVN-Archiv übernommen. Zuletzt konnten unter weitgehend normalen Umständen Unterlagen des seit 1952 bestehenden Kultur und Sportvereins der EVN übernommen werden. Von Fußball über Skifahren bis zu Schach und Schnapsen (einem volkstümlichen Kartenspiel) reichen die Betriebssport-Aktivitäten.
 
Mit herzlichem Gruß
Dr. Georg Rigele, Information und Kommunikation, EVN-Konzern, EVN-Archiv, Maria Enzersdorf/Österreich

I am an arcuvist. This is a word that I made. I got ‘ar’ from an archivist, ‘cu’ from a curator, and ‘vist’ from an activist to contain the identity of my life. Arcuvist is characterized by strong independence and, if necessary, refers to a group of occupations without hesitation in social phenomena and problems. The word also means to the solidarity of archivists, curators as an activists …
 
One of the two pictures I chose is my wearing a mask. This mask is the second thing in my life. The first mask, which I used to resist the dictatorship when I was a university student, protected me from tear gas shot by the police ... – It's as if the second mask I'm using now protects me from the COVID-19. In our history, masks are a symbol of our time to prevent things that are harmful to people, and also a fashion that means resistance.
 

The second picture is a combination of photos I named ‘Visual Attendance’. One of the organizations I work with in relation to archives is the Department of Information and Archival Science at HUFS. My subjects are related to ‘LARCHIVEUM’ and curating based on archives, and are offered as regular classes at HUFS. Because of the COVID-19 this semester, all classes were conducted online. I thought it was a historical event. So I tried to record this in various ways, one of which is the photos I send now. These pictures are a combination of the images recorded at the Internet face-to-face class. The gestures of the students in most of the pictures do not mean a good bye, but a wish to meet healthily again. And we all finished a semester class without an infected. I think we have done well and will do well in the future.
 

All the very best from Seoul
Tae Hyun KIM,
Independent ‘Arcuvist’ and Adjunct Professor at Hankuk University of Foreign Studies (HUFS), Seoul/South Korea

Ergänzend merkt Tae Hyun KIM zum Begriff LARCHIVEUM an: 
LARCHIVEUM is a compound word of library, archives, and museum. It means a space that can provide all three functions of library, archive, and museum. Larchiveum, a concept first proposed by Professor Megan Winget of Canada, is an integrated type that aggregates the space that maintains and operates each material, such as books, archives, and artworks, into a single institution and provides comprehensive information for people. The greatest advantage is that all types of data are all available in one place. In addition to providing various information resources, it also has a complex cultural function.

When we said goodbye to each other while leaving the office on Friday, March 13th., we could not imagine that on the following day, the Spanish Government would issue the Royal Decree 463/2020 declaring the State of Alarm in Spain due to COVID-19, which meant a state-wide lockdown and closing the Oviedo City Council to workers and public. Earlier that week, the City Council floors had been filled with stickers regulating social distancing measures, but not even this had prepared us for the drastic change to our working and private lives that was about to come …

Luckily, our local Government was already prepared for remote work, so on Monday 16th. we were able to work from home without any issues – we simply placed an announcement on our website informing that visits to the Archive were suspended and all inquiries had to be submitted via e-mail or through our website. However, even when most of our historical collection has been digitized and our e-processing was launched back in 2011 (with 500.000 active electronic records and 79.584 closed e-case files), there is still a significant amount of inquiries on non-digitized documents. Due to this, as Director of Oviedo Municipal Archive, I decided to work from the office so I could scan the needed documents for those who requested them, as this work is essential to our fellow citizens.
 

Once the situation improved, the Spanish Government decided to ease the lockdown in four different phases, starting with Phase 0. They included Archives in Phase 0 and established the ground rules for this re-opening in a Decree issued a few days later. This meant that Archives would be the only Government offices that would open in Spain at the time. Most of us regarded this as an opportunity to highlight the major role that Archives play in our society – we are an essential service and were therefore required to open as soon as possible, before any other Government offices!

Due to this, the remaining colleagues headed back to the Municipal Archive offices starting May 4th. (the first day of Phase 0) and Oviedo Municipal Archives established its first COVID-19 Protocol. However, our offices share the same building as the offices for our Major and Councilmen and women, so it was still not possible for us to open our doors to the public as joint security measures had to be agreed. While we unlocked this situation, we started collaborating with an external company providing reprographic services. Thanks to this, we were able to respond faster when we faced challenges scanning records due to size or volume. On June 8th., Phase 3 arrived and we were able to finally open our doors by appointment only. more here
 
For this, a waiting room was set up at the entrance of the City Council main building (Casas Consistoriales), and we follow all safety measures and recommendations for Archives in times of COVID-19 – social distancing, face mask, gloves, hydro-alcoholic solutions and disposable paper towels. All documents used are then placed in quarantine for ten days. Chairs and desks are thoroughly disinfected after each use.

To conclude, we would like to state that this has been (and still is) a time to reflect on our strengths and weaknesses and has highlighted the need to push for effective e-Government services that allow complete electronical processing (with all documents being e-records and not digitized versions of paper files, as digitizing will always place records out of context, without metadata, no matter how well it is done). We need to improve not only our internal procedures, but also our service to our fellow citizens, focusing on tools that allow safe and easy electronic document sharing.
 
Un fuerte abrazo
Ana María Herrero Montero, Directora del Archivo Municipal de Oviedo/España

Covid-19 hat auch die Archiv(are) während der Pandemie vor neue Herausforderungen gestellt. In Heidelberg wie anderswo auf der Welt.Wir haben die mit uns eng vernetzten Archivkolleg*innen von China bis Chile befragt, wie es ihnen ergangen ist. Deren Schilderungen – teils mit Fotos versehen – wurden in den vergangenen Wochen bereits an dieser Stelle vorgestellt.Zu dieser Fortsetzungsserie gehört auch das Interview mit dem stellvertretenden Leiter des Archivs für Zeitgeschichte AfZ der ETH Zürich, Dr. Daniel Nerlich. Seine Schilderungen verdeutlichen, mit wie viel Umsicht und Engagement die 20 Archivmitarbeiter*innen die Zeit während des Lockdowns und ganz im Sinne ihrer Archivbenutzer*innen tätig waren. Und welche weiteren Herausforderungen auf die Archive sowie die Archivar*innen mit den Übergang in den „new normal“ warten …Das Video finden Sie hier:

Italian newspapers have published in the last months hundreds of contributions recognizing and discussing the changes produced in the organizations life by Covid-19-pandemic. As usual the focus refers generally to the role of ICT-tools for ensuring remote working such as electronic signatures and telecommuting platform. Only few specialists and, of course, the archival institutions and the archival national association have pointed out how crucial was, is and will be for a successful transition the presence of qualified electronic record management systems (“IL Mondo degli Archivi”).

Even if the Italian legal framework for digital transformation was adopted more than 15 years ago, the analogue dimension of the current records is still prevailing and the hybrid environments are characterized by fragmentation, redundancy, lack of archival control ... The long period of lockdown not only obliged private and public sectors to re-organize their activities, but also forced them to face all the challenges involved in the electronic records creation, management and preservation. The institutions and the organizations which had previously adopted classification and filing plans and implemented policies for creating and keeping electronic records (such as manuals for record management and guidelines for digital preservation as established by the national legislation) have been able to promptly (in some days and even in some hours as Regione Toscana or Amministrazione provinciale di Trento) react to the emergency efficiently and without risks. Others – specifically the institutions which were carefully planning their transformation such some ministries and important national agencies – had the opportunities to capture the attention of their managers and employees on the innovation requirements, defeat resistance and barriers and develop tools and policies for future transformations.

The others, that is the majority of public administrations, have been forced to take remedial extemporary and uncertain actions to avoid a long and not sustainable period of inactivity. In the next future, an exacting effort will be required to assess these initiatives, correct the inconsistencies and finally (but belatedly) start their correct path for an archival digital reconversion. The key factor which made the difference has been the presence of archival or records managers professionals.
 
Tanti saluti da Roma
 
Mariella Guercio, Presidente dell’Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI), Sapienza Università di Roma

The quarantine period started in Pinacoteca de São Paulo on March 16th. It was a big challenge because of many facts: we are supposed to be prepared to work on home-office, but not all of us had all the infrastructure to do so. It took some time until we got over all the technical issues. I guess the challenge is, to do tasks and attend to demands for analogical documents from our collections.

The museum is actively planning new exhibitions that demand consultation to the original documents in the Archives. Despite that, all the conservation monitoring has been done by two employees that visit the museum once a week, to guarantee everything is fine. Above all, we should pay more attention to our digital-born files.

We are running a project to have all of our digital documents in the Archivematica (a free and open-source digital preservation system, designed to maintain long-term access to digital memory) repository. But our major challenge is how to have everything organized before that. We are producing thousands of digital files without thinking about the limitations of our space and time is limited.
 
To make things more complicated here in Brazil the political situation is getting worse every day. Considering that we have the duty of preserving documents for the future, I am concerned about digital preservation.

Com afecto saúdo a todos vós! Isabel Ayres Maringelli, Coordenadora Biblioteca Walter Wey, Centro de Documentação e Memória, Pinacoteca de São Paulo/Brazil

In Canada, archives are now starting to open their doors to in-person visits, supported by staff presence. Archives never closed, in that, since March, archival personnel has worked from home on all archival activities, including reference service, especially when it regards digitised or born digital material. The Association of Canadian Archivists, on May 14, 2020, has issued an advisory on how to re-open the archives. The long document, including several sections, can be found here.

A key section is the following: “Knowing when it is safe to reopen”. Recovery planning will differ across the country, depending on local needs and regional risk factors. Any decision to reopen will also take into account the particular needs of the institution. The ACA urges directors, funders, and policymakers to consider a range of public health, safety, financial, and operational considerations before making a decision to reopen. These considerations might include: governments and public health authorities should provide clear and unambiguous safety guidelines for managing social interactions for service organizations. This would include, for example, guidance on how staff should interact with each other, including any modifications to facilities that will reduce the likelihood of virus transmission. This might include: adding plexiglass dividers between workstations; staggering staffing to limit the number of staff in the office at one time; opening later and/or closing early to allow staff time to perform routine sanitization measures; providing personal protective equipment (PPE) to staff who interact with the public; allowing staff to work from home where possible and appropriate.

Recovery plans should also provide clear measures to implement when serving members of the public to reduce risk of infection. This might include: limiting the number of researchers allowed into reading rooms; ensuring 2-metre distance between research stations; offering special hours for vulnerable populations, e.g., seniors and other high-risk groups; providing limited in-person services; providing enhanced chat or email research services; reducing opportunities to handle physical materials; eliminating the use of cash money to pay for services; providing personal hygiene products such as hand sanitizer and/or disposable gloves and masks to visitors; allowing adequate time between records retrieval, records use, and re-shelving to reduce likelihood of virus transference (i.e., implement a records quarantine period); permitting self-serve photography or scanning (e.g., the use of cell phones or hand-held scanners) to allow researchers to ‘take home’ images of records for further off-site study and minimize staff time spent in the reading room.

There continues to be conflicting reports of the risk of virus transmission on surfaces or by cross-contamination through handling objects. For up to date information on caring for physical collections during the COVID-19 pandemic, visit the Canadian Conservation Institute here. “Any archives unable to reopen because of an inability to comply with safety guidelines should be eligible for emergency support during an extended period following the end of the emergency order to close to ensure future operations.” In cases where the archives is part of a larger institution, as is the case of university archives (e.g. the University of British Columbia Archives and Special Collections), if the institution is closed to both employees and the public, the archives is closed as well.
 
Best wishes from Vancouver!
Dr. Luciana Duranti, archival theorist and professor of archival science and diplomatics at the School of Library, Archival and Information Studies of the University of British Columbia, Vancouver/Canada

Mahou San Miguel's history dates back to more than 130 years ago. Starting with the establishment of Mahou in 1890, the company has continued growing ever since. In the year 2000, Mahou acquired San Miguel, another historical brewery from Manila (Philippines) and also established in 1890.
 
At the beginning of the COVID-19 crisis, we reacted quickly and our workers went into lockdown straight ahead. Usually, they work physically from our offices but we have been working in a digital database since 2016, which facilitated working from home.

We have two physical archives in two different places in Spain: Lleida and Guadalajara. In both places the company stores thousands of resources since 1875: physical photos, brewery items like barrels, documents, bottles, machinery, etc. We have two workers, one for each factory, and their work is to identify, catalog, control inputs and outputs of resources as well as classification and loans of items. When we stopped working physically, we moved towards working 100% digitally trying to optimize the database and catalog all the resources. We use https://www.resourcespace.com/, which is easy to configure and personalize.

The advantage is that we can continue improving the internal customer service, since we had to create new collections for other areas to access them while working from home, having a good environment to share with companies and partners. This has given the archive a new dimension: since now we are not only a place to guard old resources, but also a cross-service area.
 
Now we are not sure what the future holds with the “new normality”, but I think we must continue working with our improvements in the new digital archive, with new tools to open searches, since our consumers need this service and it’s the company archive’s evolution.
 
Un fuerte abrazo – A big hug!
Alejandro Sanchis Pastor, person in charge Mahou San Miguel´s archive, Madrid/Spain

We are the Archive sector of the Institute of Brazilian Studies, an interdisciplinary centre within the University of São Paulo committed to the development of studies on Brazil and the safekeeping of local historical and cultural collections. Our archive is encompass personal archives of Brazilian intellectuals and thematic collections related to wide aspects of our country.

As the rest of the world, since the emergence of the Covid-19 pandemic in Brazil, in March 2020, we adopted social distancing measures as the main strategy for the prevention of the spreading of the disease. But one is mistaken if one thinks that we had no work to be done at home. Within an archive there is always work to be done, wherever an archivist is. So, while we expect the development of a vaccine we keep carrying out the following activities:

1) Online attendance of students and researchers: Digitized versions of our historical documents are being made available abiding Brazilian copyright laws. In cases of more complex researches, we interact with the solicitor through web meetings. 2) Revision of catalogues: Document descriptions, taxonomies and thesauri are being revised and expanded. Whenever necessary more inclusive terms are being used to enrich the information we offer to our users. 3) Diffusion of the collections: The Institute of Brazilian Studies has started a Podcast in which our staff participates actively by providing information about the collections, referring collaborators and producing content. Besides, we also support the execution of virtual exhibitions and the publishing of informative newsletters and the institution academic journal. 4) Continuous training: Our educative and training programs keep being carried out in order to improve our staff qualification. Recently we have been part of Brazilian Archives International Week.

In short, most of the services we provided before de pandemic are still being offered in adapted ways! Best wishes for everyone – A strong hug from Brazil! Denise de Almeida Silva M.A. – Elisabete Marin Ribas, Serviço de Arquivo, Instituto de Estudos Brasileiros – Universidade de São Paulo/Brazil (= IEB USP) 

Hoy 23 de junio de 2020 el Perú cumple cien días de cuarentena no bien llevada, pues mucha gente tiene que salir a la calle para trabajar y ganar algo para no morir de hambre. Pese a la paralización obligatoria, algunos archivos públicos y privados continúan funcionando desde el inicio de la drástica medida debido a la importancia y a la necesidad de sus documentos.

Am 23. Juni 2020 sind es genau 100 Tage seit Erlass der Quarantäneverordnung in Peru, die für viele Peruaner große Schwierigkeiten mit sich brachte. Denn um zu arbeiten und Geld zu verdienen und nicht vor Hunger zu sterben, mussten viele das Haus verlassen. Dem erzwungenen Stillstand zum Trotz und im Blick auf die Bedeutung und Notwendigkeit ihrer Archivalien setzten einige öffentliche und private Archive seit Beginn der drastischen Maßnahmen ihren Betrieb fort

Desde casa, gracias a la digitalización principalmente, se sigue atendiendo a los distintos usuarios como el gobierno mismo. En esta satisfacción, los archiveros no tienen un horario fijo en su labor, pues en cualquier momento suena el teléfono para solicitar tal o cual información.

Von zu Hause aus und dank vor allem der Digitalisierung betreuten sie weiterhin verschiedene Benutzer wie auch die Verwaltung selbst. Um das Archiv am Laufen zu halten, galten für die Archivare nicht länger geregelte Arbeitszeiten. Denn zu jeder Tageszeit läutete das Telefon, um diese oder jene Information anzufordern ...

Sin embargo, la tarea archivística sigue viva, productiva, en todo acertada. Por otro lado, el punto flaco es la conservación documental, que por razones obvias no puede realizarse a cabalidad. Los archiveros, hombres y mujeres diligentes, no se detienen en su indispensable quehacer. Así contribuyen eficientemente con el país y con su pueblo.

So gesehen, war die Archivtätigkeit zu keinem Zeitpunkt unterbrochen. Vielmehr war sie produktiv und in jeder Hinsicht erfolgreich. Stellte die konservatorische Bearbeitung der Archivalien einen wunden Punkt dar, der aus offensichtlichen Gründen nicht vollständig realisiert werden konnte, beschränkten sich Archivarinnen wie Archivare zu keinem Zeitpunkt auf die Erledigung allein der allernötigsten Aufgaben. Auf diese Weise leisteten und leisten sie einen wichtigen Beitrag für das Land und seine Menschen …
 

The ‘Archives’ should constantly communicate with customers, who are both users and donors. Under the Covid-19-pandemia-circumstances, we are actively using the online Internet as a communication channel.

We create and provide archival contents, provide academic information, and conduct various events. These online activities can show customers that the ‘Archives’ are still doing well with archives and records management.
 
Best wishes from Seoul!
 
Yong-Sung Cho, archivist of Historical Archives of Hankuk University of Foreign Studies HUFS, Seoul/South Korea

A few weeks ago we would have had the ICARUS-convention (International Centre for Archival Research) in Sittard, where I am the city and region archivist. So we had a big problem, as the virus appeared. The convention was of course canceled and our archives was closed officially. We are situated at the place where the Netherlands are only 4 to 10 kilometers wide, squeezed between Belgium and Germany, the EU in a nutshell.
 
But can an archive be completely closed? No, in any case, a city archives can’t! Also in times of Corona/Covid-19, people will build or renovate houses for instance, and students can need urgent information for a paper or dissertation. But: we did not see foreigners. The Belgian border was completely closed, even for family-visits. The German border was more or less open (we are sort of a ‘Bonusland’ for Germany I sometimes think), but we tried as much as possible to avoid eachother: Europe 2020.

So we have had (a few) visitors. We did almost everything online, with Skype, Teams, Zoom or another digital invention. Our employees worked at home as far as possible. Of course, we made our Corona-database, so that we will be able to review this interesting and difficult period … We already did have a lot of information in digital form, so what we did was using this information to make it even better accessible. Like photo’s for instance. Almost no photo was georeferenced, So we are georeferencing all our photo’s at the time. We also made much progress in our Limburg TimeMachine/AEZEL-project . So yes, we had problems, but we managed to work on and make the best of it ...

Hartelijke groet uit Sittard-Geleen, Netherlands!
Dr. Peer Boselie, Director of Sittard-Geleen and Regional Archives, from 2010 to 2015 also Director of the Euregional Historic Centre (now Archief De Domijnen)
 

Und plötzlich waren wir alle (oder fast alle) im Home-Office. Das ging schnell! Über die Vorzüge, Nachteile und Andersartigkeit des Arbeitens von zu Hause konnten sich viele Menschen selbst ein Bild machen. Aber was passiert, wenn „das Gedächtnis der Stadt“ plötzlich den Lesesaal verschließt?
Auch wir im – oder besser: vom – Wiener Stadt- und Landesarchiv haben versucht, das Beste herauszuholen. Der Service für die Einsicht wurde auf ein Minimum reduziert. Über einen Journaldienst war es dennoch für wichtige rechtliche Angelegenheit jederzeit möglich, an dringend benötigte Akten zu kommen. Dünne Akten wurden unbürokratisch gescannt und digital verschickt. Die Kostenersätze für die Digitalisierung waren vorübergehend ausgesetzt... 

Neben der Arbeit im Archiv gibt es zudem mittlerweile genügend Bereiche, in denen man computerisiert von nahezu überall aus arbeiten kann. Endlich konnten wir uns den angewachsenen Bergen an Digitalisaten widmen. Und so wurden die grauen Zellen eben vermehrt digital aktiviert und der Service auch von zu Hause aus verbessert. Großer Gewinner der Krise war die Erschließung. Mehrere Serien des Wiener Handelsregisters sind nun – im Archivinformationsystem zusätzlich digitalisiert – online einzusehen.
Im Wien Geschichte Wiki, der historischen Online-Plattform der Stadt, haben wir uns an die Verschlagwortung der Bilddateien gemacht und nach Möglichkeit georeferenziert. Eine semantische Karte, die alle Wien-Geschichte-Wiki-Bilder mit Geo-Daten auf den Stadtplan bringt, wurde in den ersten zwei Monaten des Lockdowns bis an die Grenzen ihrer technischen Möglichkeiten gefordert.
Der Tag der Archive (9. Juni) fand heuer ausschließlich in den Sozialen Medien statt. Stündlich haben wir interessante Einblicke in die verschiedenen Aspekte unserer Arbeiten gezeigt und viele neue Freunde und Follower gewonnen.
Während die Direktion und die Kanzlei dauernd die Stellung gehalten haben, waren die ersten, die sich wieder an ihren Arbeitsplatz im Gasometer gewagt haben, diejenigen, denen zu Hause bald die Arbeit ausging: Unser Restaurator, die Reproabteilung, alle fleißigen Hände, die hinter den Kulissen für die stets zuverlässige Bereitstellung der Akten sorgen sowie unser Buchbinder zählten zu den ersten „Heimkehrern“. An die 1.000 Archivschachteln wurden verpackt. Ungestört konnte man sich auch an länger liegengebliebene Arbeiten machen …

Und so kam es auch zu manch netter Anekdote: Als ein Band der Wiener Geschichtsblätter nach über 30 Jahren intensiver Nutzung im Lesesaal wieder „aufgepäppelt“ wurde, erkannte unser Buchbinder, der erst Anfang des Jahres zu uns gestoßen ist, seine eigenen Notizen! Er hatte – damals noch für eine externe Firma arbeitend – das Buch selbst ursprünglich gebunden. Solche Geschichten schreibt zwar nicht nur Corona, aber man sieht (vor allem wenn man durch den kreisförmigen Gang des Gasometers geht): die Archivwelt dreht sich weiter – wir erinnern uns …
 
Mit lieben Grüßen von der Donau an den Neckar!
 
Dr. Brigitte Rigele MAS,
Direktorin des Wiener Stadt- und Landesarchivs

The situation that we have experienced and that we are still experiencing with the COVID-19 in the Spanish Archives never happened before and of course was completely unexpected. I still remember how the last researcher I attended in March took his letter of payment and went out the door to the nearest bank, situated only two hundred meters from the archive, and I told him that if he could pay for his reproductions that same morning, that he would take them in his hand ...
He said that he was going to his town and that he would pay it the next day: It no longer came, the next day was the last one, the building and the administration were closed by surprise and we have been there for two months, in fact, the investigator has not yet collected his copies at this moment, three months after 
 

These sixty days of confinement have been very hard for the majority of the population, and television and the media have tried to keep everyone's spirits high. But for us archivists, used to the darkness and solitude of the warehouses, and studying alone in our homes for a long time, I think it has not been so hard, at least the same as the rest of the people.
In Spain it is curious that as archives we have opened a few weeks before libraries and museums; obviously we have much less public, and therefore less danger of transmission of the virus, but there have been other public offices that have not opened and continue to telework, and we – who cannot do so since we need to physically consult the documentation – have had than going to work.

Really, it´s not the same work: Hygiene measures are extreme. Each official uses his own material, his own computer, table, car, photocopier, even bathroom, with a distance of two meters between us. And we do not touch each other in the corridors and if the material is for common use, every time we finish using it we clean and disinfect all the objects. None of us have been infected, at least since we are working on what is a success of these measures!
Just yesterday, in mid-June 2020, the first researcher arrived, a young man who wanted to finish his doctorate and consult documentation on the Second Republic in Spain. And just as I personally attended the last one, I have also attended the first of the “new normality” - as it was laconically calls this situation in Spain. – We make an appointment, we attend one by one for the moment, first we are behind a screen taking the data, we separate them two meters at different tables, we all wear a masks and gloves, surveillance is extreme, investigators cannot get off a route that we mark them where they have to enter and exit, they cannot touch the computers, nor the inventories, the files spend a quarantine of fourteen days where nobody can touch them, just like books in libraries ... It is a strange situation, almost Martian, but for the moment we are still here.
 
¡Un fuerte abrazo para todos!
Dr. Francisco Javier Escudero Buendía
Historical Archives, Cuenca, Spain

Wie alle anderen Institutionen – vor allem Museen und Bibliotheken – mussten auch die Archive in der Tschechischen Republik ihre Dienste beschränken. In der schwierigsten Zeit waren alle Archive geschlossen. Danach haben teilweise ihre Dienste erneuert sowie auch für die „breite“ Öffentlichkeit geöffnet.

Die dabei zur Anwendung kommenden Benutzungsregelungen sind freilich von Archive zu Archiv leicht abweichend. Pflicht waren Masken für alle. Dann Handschuhe – in einigen Archiven reichten die normalen Textilhandschuhe, in anderen mussten auch die Latexhandschuhe als zweite Schicht getragen werden. Essen- und Trinkverbote kamen dazu. In einigen Institutionen war nur eine Toilette geöffnet und die Forscher – auch Fachwissenschaftler – mussten gar vom Archivpersonal zur Toilette begleitet werden.

Auch das Unternehmensarchiv ŠKODA AUTO hatte seinen Forschungs- und Lesesaal geschlossen. Alles Wichtige, wie die Unterstützung der Firmenprozesse (Beratung im Bereich der Archivierung, Klassifizierung der Dokumente und ihrer Erschließung sowie im Bereich der Unternehmens- und Marketingkommunikation) lief fließend weiter. Das Archiv verfügt über eine relativ große Datenbank zum Nachweis der Archivalien und zur raschen Recherchier- und Verfügbarkeit der Digitalisate. In dieser Datenbank liegen vor allem Fotografien, Prospekte, technische Berichte, Jahresberichte, Kataloge und andere schriftliche Dokumente. Dadurch konnten die Archivmitarbeiter die meisten Fragen und Wünsche auch von Zuhause beantworten

Ein Teil der Archivmitarbeiter*innen war zunächst zu Hause und von Dienstpflichten freigestellt, ehe die Arbeitsabläufe umgestellt wurden und die Aufgaben auch im Home Office-Modus erledigt werden konnten (Evidenz/Erschließung von Archivdokumenten). Die Fachmitarbeiter*innen konnten so zwar die Fragen von Oldtimerinhabern nicht in jedem Fall sogleich beantworten, weil die meisten Dokumente nach wie vor bisweilen nur analog/physisch aufbewahrt werden. Immerhin aber ließen sich auf der anderen Seite andere Projekte deutlich vorantreiben. Beispielsweise die inhaltliche Ausgestaltung der Zeitachse mit „allen“ Fahrzeugmodellen, die die Automobilfabrik ŠKODA (und Laurin & Klement) in letzten 125 Jahren entwickelt und produziert haben. mehr dazu
 
Herzliche Grüße vom Archiv des größten Automobilhersteller Tschechiens nach Heidelberg
 
Lukáš Nachtmann, M.A., Archivar, Historiker und technischer Archivkoordinator
GKM-ŠKODA Muzeum

Am Internationalen Archivtag vom 9. Juni 2020 teilte das Archiv für Zeitgeschichte anlässlich der Wiedereröffnung der Lesesäle an einer Online-Veranstaltung (Programm) nationale und internationale Erfahrungen während der Corona-Krise.
Folgen Sie einfach den entsprechenden Links.

Alle Kräfte für die Pandemiebekämpfung mobilisieren und geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung des Benutzerservice des Stadtarchivs Wuxi ergreifen

Das Corona-Virus stellt seit Wochen auch die Archive vor ungeahnte Herausforderungen. Natürlich gilt es, die Mitarbeiter*innen zu schützen. Und ebenso die Archivbesucher*innen. Viele Archive praktizieren seit Wochen unterschiedliche Arbeitsmodelle, sei es im Schichtdienst oder im Home Office. Von Beginn an war klar, dass viele wichtige, ja nach wie vor dringend benötigte Informationen in den Archiven lagern und dass nach Mitteln und Wegen zu suchen ist, den Informationsfluss wie den Zugang zu den Archivalien ungeachtet notwendiger Einschränkungen nicht gänzlich abreißen zu lassen. Da liegt es nahe, einmal unsere Kolleg*innen in anderen Archiven zu fragen, wie diese während der Pandemie arbeiten. Das Heidelberger Stadtarchiv verfügt über ein enges wie aktives internationales Netzwerk zu den Archivkolleg*innen von Chile bis China. So sollen an dieser Stelle und in loser Folge befreundete Kolleg*innen aus ausländischen Archiven zu Wort kommen: …

Mit Ausbruch des Corona-Virus hat das Stadtarchiv Wuxi im Januar 2020 sogleich eine Leitungsgruppe zur Prävention und Kontrolle der Epidemie aufgestellt, um schnellstmöglich einen Maßnahmenkatalog für die Alltagsarbeit zu erarbeiten: Danach sind die Arbeitsräume täglich regelmäßig gründlich zu reinigen/zu desinfizieren und intensiv zu lüften, um so die Sicherheit insbesondere in öffentlichen Bereichen zu gewährleisten. Zusätzlich werden strenge Schutzmaßnahmen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umgesetzt. Dazu gehören der Mund-Nasen-Schutz, die Anmeldung mit dem eigenen Personalausweis, die Messung der Körpertemperatur, die Überprüfung der Gesundheitscodes usw. Das Infektionsrisiko wird durch Reduzierung unnötiger Sitzungen/Versammlungen und Einhaltung vorgeschriebener Sicherheitsabstände bei der Arbeit verringert. Außerdem hat das Stadtarchiv Wuxi 8 Gruppen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern organisiert/freigestellt, um am Freiwilligendienst gegen die Pandemie teilzunehmen.

Der im Stadtarchiv Wuxi praktizierte Benutzungsmodus wurde kontinuierlich der Entwicklung der Pandemie-Situation angepasst. Am Anfang war allein die kontaktlose Benutzung möglich durch rechtzeitige Sendung/Bereitstellung der benötigten Archivalien/Informationen per Telefon, per Post, mithilfe von Tencent QQ, einem weit verbreiteten, kostenlosen Instant-Messaging-Dienst, oder via Website/Internetcloud an den Archivbenutzer (durch Zusprechen, in Kopie, als Digitalisat). Nachdem sich die Situation in Wuxi verbessert hat, ist der persönliche Besuch im Stadtarchiv nach Voranmeldung wieder möglich, um Stoßzeiten zu vermeiden. Dank der beschriebenen Maßnahmen war der Benutzerservice des Archivs während der Pandemie nicht unterbrochen. Inzwischen konnten wir wieder mehr als 1.300 Archivbenutzerinnen und -benutzern die benötigten Archivalien vorlegen, und sind alle mit unserem Service sehr zufrieden.
 
Mit herzlichem Gruß
von den Ufern des Taihu-Sees an die Neckarstadt Heidelberg
Stadtarchiv Wuxi, Juni 2020
 

Leben in den Zeiten des Coronavirus im Stadtarchiv Budapest

Niemand hätte Ende Februar gedacht, dass der Lesesaal sowie der Kundendienst unseres Archivs kaum zwei Wochen später gesperrt und die 125 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtarchivs Budapest (samt den Kolleginnen und Kollegen von öffentlichen Sammlungen) ins Home-Office verlagert werden könnten ...Als die ungarische Regierung am 11. März die Notsituation ausrief, blieb nur eine Woche, um die notwendigen Dienstleistungen des Archivs für die Zeit der Notsituation gemäß den Regierungsverordnungen zu bestimmen und zu organisieren. In kürzester Zeit waren die Rahmenbedingungen zu klären und herzustellen, damit und welche Arbeiten ins Home Office verlagert werden konnten. Ebenso klärungsbedürftig war, wie die schuldigen Arbeitszeiten zu erbringen als auch zu kontrollieren wären und welche möglichst vielen Tätigkeiten überhaupt von Zuhause aus erledigt werden könnten. Eine der größten Herausforderungen war es, allen Kolleginnen und Kollegen durchgehend Arbeit für das Home Office zu sichern, und das in kürzester Zeit. Denn diese Notsituation traf uns gänzlich unvorbereitet! Noch dazu sah sich der Archivar gezwungen, die Basis seiner Arbeit, nämlich die Archivalien zu „verlassen“ ...

Viele von uns konnten ihre Projekte durchaus auch von Zuhause aus fortsetzen. Aber einige benötigen nach wie vor dazu die Infrastruktur des Archivs. Nun kam uns unsere digitale Welt zur Hilfe. Dank der langjährigen Digitalisierungstätigkeit des Archivs verfügen wir über eine große Menge digitalisierter Dokumente, mit denen durchaus auch von Zuhause aus gearbeitet werden kann. So wurden verstärkt die Datenbanken genutzt und weiter aufbereitet, um online die Erschließung insbesondere der häufiger nachgefragten Archivalienbestände weiter voranzutreiben …Die neuen Arbeitsbedingungen hatten jedoch auch ihre positiven Auswirkungen. So konnten z.B. seit langem geplante Neuerungen wie digitale Unterschrift und Beglaubigung im Kundendienstbereich endlich eingeführt werden. Freilich lassen sich die Fragen unserer Archivbesucherinnen und -besucher nach wie vor nur bedingt ohne die üblichen Archivrecherchen und ohne Zugriff auf die Archivalien beantworten. Um derartige Recherchen durchzuführen, durften die Archivarinnen und Archivare mit entsprechender Eintrittserlaubnis wenigstens einmal pro Woche die Archivmagazine betreten. Ferner nehmen wir nun verstärkt auch Cloud-Dienstleistungen in Anspruch. Wir haben schon früher öfters über die Vorteile von Videokonferenzen diskutiert, nun sind diese unser wichtigstes Kommunikationsforum geworden …

Unser Lesesaal ist zwar geschlossen, aber wir haben unsere Forscher dennoch nicht vergessen: So starteten wir die Aktion „Rufen Sie bitte den Archivar an!“ (Hívd a levéltárost!), d.h. wir ermuntern zur telefonischen Kontaktaufnahme. Unsere Kolleginnen und Kollegen geben dabei telefonisch Auskunft über unsere Bestände, Datenbanken und über Recherchemöglichkeiten via Internet … 

Bereits seit zwei Monaten sind wir schwerpunktmäßig im Home-Office und träumen wir längst davon, wieder in unser Archiv und zum normalen Alltagsleben zurückzukehren. Die ersehnte Zurückkehr ist stufenweise geplant: In der ersten Etappe (ab 2. Juni) werden ca. 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeit im Archiv wiederaufnehmen (Lesesaal, Kundendienst noch gesperrt). In der zweiten Etappe werden ca. 60 weitere Kollegen hinzukommen. Dann sollen der Lesesaal und der gewohnte Kundendienst wieder umfassend zur Verfügung stehen. Freilich wird dann die Voranmeldung mit vorheriger Platzreservierung obligatorisch sein. Ebenso werden das Tragen von Schutzmasken, Abstandsregeln und strenge Hygienemaßnahmen (Händewaschen mit Desinfektionsmittel) einstweilen noch Pflicht sein. In der dritten Etappe wird das Home-Office aufgehoben, werden alle ins Archiv zurückkehren. Doch werden uns die Abstandsregeln etc. wohl noch lange begleiten müssen. Denn leider ist eine neue Pandemiewelle nicht auszuschließen. Zumindest aber sind wir darauf schon jetzt vorbereitet.

Herzlichst
Vom Donauufer an den Neckarstrand!
Prof. Dr. István Kenyeres, Generaldirektor des Stadtarchivs Budapest

Infolge ansteigender Infektionszahlen kam es ab dem 16. März 2020 zur Schließung sämtlicher Dienstgebäude der Stadtverwaltung, das Archiv eingeschlossen. Der Zutritt wurde nur noch in zwingend notwendigen Fällen und unter umfangreichen Vorsichtsmaßnahmen gewährt (Sicherheitsabstände von min. 1,5m, Verwendung von Mund-Nase-Schutzmasken, Einmalhandschuhen, Desinfektionsmittel, sog. Spuckschutzwänden usw.). Archivmitarbeiter*innen der sog. Risikogruppe (aufgrund relevanter Vorerkrankungen) wurden von einem zum anderen Tag ins Home Office versetzt. Ihnen wurde der elektronische Zugriff auf ihren E-Mail-Account und zu den Datenspeichern des Archivs gegeben. Teils wurden sie technisch aufgerüstet, um auch von privaten Rechnern über Skype-Konferenzen miteinander zu kommunizieren. Arbeitsschwerpunkte verlagerten sich auf die Bearbeitung digital vorliegender Archivalien bzw. kurzfristig digitalisierter Verwaltungsvorgänge. Aus den verbleibenden Mitarbeiter*innen wurden zwei Teams zusammengestellt, die sich im Schichtsystem im Archiv abwechseln, physisch jedoch keinen Kontakt mehr zueinander haben. Dieses System bietet Schutz vor einem plötzlichen Totalausfall des Archivs sowie ein geringeres Infektionsrisiko infolge der ausgedünnten personellen Besetzung des im Schichtbetrieb tätigen Archivs …

Nach sechs Wochen und im Zuge zurückgehender Infektionszahlen verfügte Heidelbergs Oberbürgermeister die schrittweise Wiederaufnahme des Normalbetriebs ab dem 27. April. Nachdem sich aus unserer Sicht das 2-Schicht-System im Archiv bewährt hatte, haben wir dieses bis auf Weiteres beibehalten. Die Mitarbeiter*innen der Risikogruppe sind nun auf die Teams verteilt (selbstverständlich verbietet sich ein Wechsel ins andere Schichtteam). Die Frühschicht arbeitet von 6:30-12:45 Uhr, die Spätschicht von 13:00-19:15 Uhr. Im Schichtbetrieb anfallende Fehlzeiten werden am Vor- bzw. Nachmittag im Home Office komplementär ausgeglichen. Der persönliche Besuch des Archivs ist wieder uneingeschränkt möglich, bedarf allein vorheriger Terminvereinbarung. Das wiederum eröffnet den Besucher*innen die Option, sich für den Besuch Archivalien bereits bereitlegen zu lassen. Das in Pandemiezeiten isoliertere Arbeiten der Archivar*innen bedingt gegenseitiges Vertrauen, Disziplin und einen nicht zu unterschätzenden Steuerungsaufwand, um Arbeitseffektivität und -effizienz sicherzustellen. Die erzwungene „Vereinzelung der Archivare“ ist ein Problem: Im Home Office, im Schichtdienst in kleinen und auf mehrere Büros verteilten Teams, bei stringent distanzierter Kommunikation mit den Kolleg*innen. Es fehlt der physische Kontakt, das unmittelbare kollegiale menschliche Miteinander … 
Aber das erweist sich nach Wochen zugleich als Chance, weil das gegenseitige Zuarbeiten von stärkerer Motivation getragen ist, um sich einzubringen und um den Archivbetrieb gemeinsam am Laufen zu halten. Nicht auszuschließen, dass am Ende ein gestärktes Archivteam entsteht und freundschaftlicher denn zuvor auch zusammensteht …

Krisenzeiten bieten stets auch Raum für Kreativität. Heidelberg wird normalerweise von Touristen aus aller Welt überschwemmt. Aber nach Schließung von Theatern, Museen, Restaurants, Hotels, Kinderspielplätzen, Parks und Grünanlagen usw. zeigt Heidelberg ein anderes Gesicht. Dieses einzufangen, haben wir die Heidelberger*innen aufgefordert, dem Archiv ihre Fotos und Geschichten anzuvertrauen, die die Auswirkungen der Krise in unterschiedlichsten Facetten für die Nachwelt dokumentieren. – Seit kurzem gilt in Heidelberg u.a. beim Einkaufen eine Maskenpflicht. Gemeinsam mit der Lokalzeitung haben wir einen Wettbewerb um die modischsten, praktischsten, lustigsten, skurrilsten (natürlich selbst gebastelten) Schutzmasken gestartet. Die von einer eigens ausgewählten Juri prämierten Stücke sollen auf der Archivhomepage als auch in der Lokalzeitung präsentiert werden. Dies sind Projekte, die auf Distanz zwar, jedoch zugleich einen spontanen direkten Kontakt zwischen den Menschen unserer Stadt und ihrem Archiv herstellen. Das bereitet allen Beteiligten Freude, lässt die gegenwärtige Situation vielleicht etwas leichter ertragen … und in zehn oder zwanzig Jahren hoffentlich uns alle gemeinsam lächelnd zurückblicken auf das Pandemie-Geschehen im Jahr 2020 … Stadtarchiv Heidelberg, Pfingsten 2020

Initial panic! How will we do it? When it was determined, on Monday 16 March, that our Archives should close, the feeling of bewilderment was absolute. We are a team of about twenty people who, divided into two headquarters, deal with historical documentation (since the eleventh century) and records management, including data protection, of our organization, the Girona City Council.
The first finding is that the IT Services of our organization worked perfectly. In 48 hours all the staff of the archives were connected electronically and could access their work desk and databases and in many cases, the documentation (textual, photographic and audio-visual) that had already been born digitally or that had digitized state. In parallel, and in order to communicate between team members, we organized WhatsApp-groups and the bi-weekly meetings via Skype or Zoom with staff members and all other sectoral meetings that the different team leaders considered it convenient.

The work, with the exception of public attention and some specific limitations to serve our administration, has continued to be done on a regular basis as evidenced by the minutes of the virtual meetings and the weekly reports that all the leaders have made of the work done by the different members of their teams.
Unfortunately, apart from other international meetings, we have had to suspend the holding of the Image and Research-Conference, scheduled for next November. It has been especially painful because this year we commemorated the 30th. anniversary of its celebration. Quickly, however, we have sought an alternative and this year we will also offer the international community new resources to advance the management of photographic and audio-visual heritage.
We are excited about the future, satisfied with the professional response we have given to this unusual situation and willing to continue to put into practice some of the things we have nevertheless also learned.

A big hug from the Onyar to the Neckar
Joan Boadas i Raset
Girona Municipal Archivist, General Manager of the Cinema Museum, Director of Research and Image Diffusion Centre and Head of the Municipal Records Management, Archives and Publications

In Uruguay, the firsts positive cases of SARS-COV2 occurred on March 13th., 2020, were automatically educational centers, public offices, shops were closed and public shows were canceled, exhorting the entire population to remain in their homes. On May 19th., two months later, several services began to be gradually reopened, including our archives. Starting again with all the protection measures recommended by the Ministry of Public Health. The vast majority attend users at reduced hours, and in some cases only by appointment previously scheduled.

From the research group on Preventive Conservation and Risk Management in Heritage, integrated to Archivology professors from the Faculty of Information and Communication of the University of the Republic, made a series of recommendations for the adaptation of archival services to this ¨new normality¨ http://www.fic.edu.uy/noticia/adecuacion-de-los-servicios-de-gestion-de-documentos-y-archivisticos-ante-el-sars-cov-2 This same group also made recommendations for the conservation and manipulation of documentary heritage against SARS-COV2 http://www.fic.edu.uy/noticia/recomendaciones-para-la-recepcion-de-libros-en-bibliotecas-publicas-populares-y Based on these documents, several institutions have made their own action protocols in order to resume their activities, rethinking their operation, ways of communication and diffusion of their documentary funds.

The General Archive of the Nation has signed the UNESCO Declaration on SARS-COV2 in search of preserving the documents generated in the framework of this global pandemic, with a historical perspective. The Nation's Documentary Evaluation Commission has also issued a resolution that exhorts the obliged subjects of Law 18220 (National Archives System) to permanently safeguard documentation generated in the context of the SARS-COV2, which testifies to the actions and decisions taken at the institutional level to confront this pandemic.
 
With kind regards from the Rio de La Plata to Heidelberg
 
Prof. Mag. Stella Infante Rosso, Instituto de Información: Facultad de Información y Comunicación – Universidad de la República/Montevideo, Presidente de la Asociación Uruguaya de Archivólogos (AUA)

Unser Sammlungsbestand kann über eine öffentlich zugängliche Datenbank abgefragt werden. Der Besuch des Archivs ist nur auf Anfrage und mit Terminvereinbarung möglich. Das wird auch nach Covid-19 so bleiben, da unsere Räumlichkeiten leider keine Benutzer*innen-Arbeitsplätze zulassen …
Nach Ausrufung des Ausnahmezustandes in Italien wurden alle Mitarbeiter*innen des Museums angehalten, in den „smart working-Modus“ zu wechseln. Dementsprechend arbeite ich seit Anfang März von zu Hause aus. In dieser Zeit habe ich lange Liegengebliebenes aufgearbeitet. Jeder kennt diese Regale mit der Aufschrift „zu bearbeiten“. Letzte Woche konnte ich die Katalogisierung von ca. 450 Ansichtskarten aus diesem berüchtigten Regal abschließen. Die Bearbeitung größerer Objekte musste jedoch aufgeschoben werden; ebenso die Tätigkeiten der Sichtung, des Umbettens und der Inventarisierung von Neuzugängen, die eine physische Anwesenheit im Archiv erfordert hätten. Andererseits konnte ich vor Längerem begonnene Aufsätze endlich weiterschreiben, lang geplante Blogbeiträge verfassen und veröffentlichen.

Die letzten drei Monaten haben gezeigt, welche Tätigkeiten die unbedingte Anwesenheit vor Ort erfordern und welche nicht. Heute könnte mir vorstellen, auch weiterhin an zwei bis drei Tagen im „Home Office“ zu arbeiten. – Ebenso fand sich so Gelegenheit, an vielen interessanten Webinars und online-Symposien teilzunehmen und diese unkomplizierte wie kostengünstige Methode der Weiterbildung und des Ideenaustauschs kennenzulernen. Viele der vorgestellten Projekte waren wirklich inspirierend und ich hoffe, dass das Angebot an Webinars und online-Symposien beibehalten wird.

In Bezug auf die Archivarbeit hat die Covid-19-Pandemie gezeigt, wie wichtig qualitativ hochwertige Digitalisate sind, die schnell und unkompliziert bereitgestellt werden können. Der neue Scanner steht schon bereit! Eine professionelle Ausrüstung zum Fotografieren dreidimensionaler Objekte steht noch auf der Wunschliste ...
 

Ein freundliches „Hoi!“ aus Südtirol nach Nordbaden!
Karin Maringgele, Sammlungen des Touriseums bzw. Südtiroler Landesmuseums für Tourismus (Meran/Italien)

Everything changed in a few days, but everything too fast and too much uncertainty. There was no time to plan changes. There was no previous experience or opportunity to do anything differently than obey the Government's emergency measures. And these left no scope of action for anything other than home confinement. The Archives, being in the category of "non-essential activities", were closed ...

My personal situation has had a decisive influence, like in many families. We have spent confinement in a flat in the city. With no terrace or open ground to go out on. The balance of coexistence has been very positive, but exhausting, since the age of my children (5 and 6 years) implies a need for action and games for which the territory of a house is forcibly small for so many weeks ... My wife (as a teacher) and I also had to make our work compatible with her classes, difficult to overcome with a great deal of patience. The worry has been (and is) high, along with the sadness of not being able to see or be close to the family we love. However, the contact we shared with friends has been a definitive help ...

I kept in contact with some investigators from my personal email and telephone, solving doubts and planning visits for when they could be made. This time of forced immobility has allowed me to reflect and redefine some important points of organization of my archives, for which I had no time before. The Company's support has been absolute, offering guarantees and security at all times. It has been especially gratifying to be able to outline several personal research projects, to which I hope to be able to definitively shape in the future.

 
Alfonso García Rodríguez, Head of Historical Company Archives of Glencore Asturiana de Zinc, S.A.U. (Arnao/Avilés in Asturias/Spain)

Alfonso García Rodríguez, Head of Historical Company Archives of Glencore Asturiana de Zinc, S.A.U. (Arnao/Avilés in Asturias/Spain)

This COVID-19-pandemic-quarantine began on Saturday 14th. March, when Spanish government ruled the State of alarm to begin. During that weekend I was at my birthplace Reinosa so I’ve remained there during the confine ...
Most of jobs were stopped and people told to stay at home. Certain essential services of Regional Administration of Cantabria fixed turns of staff, mixing presential job and remote work. At the Central Archives of the Department of Presidency, Interior, Justice and Foreign Affairs in Santander, physical presence was maintained once a week. The rest of the week I have been teleworking, available and connected with my PC and later with a corporate laptop which web service proved the strenght of Internet. Technical conditions improved by Easter. Private mobile was used to call informatics and to answer back consultations ...

At such a disruptive situation, profesional archivists know that wider archival functions and tasks can be developped at distance, further of checking e-mail, entering to the intranet or attending official online-courses. Efforts were not so focussed as I firstly thought. Archival associations, universities and firms offered webinars and moocs (so called massive open online-courses) to follow. A huge community of archivists was involved in collaborative activities too. Alarm state last the whole spring. Since May, consultations arrived timidly again. By the 1st. of June administrative processes were reopened. Physical presence and movility is increasing, depending of each region’s rythmn.

Empty streets, echoes of birds and the rushing spring awakening were noticed outside. No commuting let me help my closest family, going out just for shopping bare necessities as pharmacy, newspaper and food. On the other side, it was a pleasure driving to downtown in Santander without traffic and effortless parking so close of work, almost no people at streets nor even at the office building. An experience to remember and learn indeed ...

Saludos cordiales a mis amigos en Heidelberg
María Encarnación Niceas Martínez Ruiz, de la Consejería de Presidencia, Interior, Justicia y Acción Exterior, Gobierno de Cantabria, Santander (Cantabria/España)
 

Eugenio Bustos, a retired librarian and archivist, currently President of the Chilean Archivists Association, has been living through the covid-19-pandemic during a long quarantine in his department in downtown Santiago. It has been a very worrying and alarming situation because there has been a high number of infections in Chile, especially in Santiago, with the danger that it is also winter and the risk is greater …

My days have passed, dedicating myself to the house chores before the impossibility of having an assistant because of the quarantine in all the city. But this situation has allowed me to order the house what I had pending for a long time and that I was not doing it because I had too much work and continuous trips abroad for numerous professional commitments, so now before the impossibility of leaving I began to order my mind to see this problem with tranquility and to plan how to do the things with calm and well done.
The best idea was to organize my personal archive, which will later be transferred to the Archivists Association. This was a great opportunity to do so and I have kept in touch by email with the members to give notice of virtual courses offered by the Latin American Archives Association, the International Council of Archives and the Spanish Federation in the field, which has proved to be a great contribution to professional updating and without financial costs, something very positive and supportive in every aspect in this time of global crisis …

As you will see, I have been very busy taking advantage of the time available with serenity, trusting that the situation will return to calm and to a normality that will no longer be the same, but always concerned about the archives.
 
¡Un fuerte abrazo para mis amigos en Heidelberg!
Eugenio Bustos Ruz, Presidente de la Asociación de Archiveros de Chile, Santiago de Chile

My name is Lehel Molnár. I have been working from 1996 as the archivist in residence at the Unitarian Headquarters in Kolozsvár/Cluj (Transylvania/Romania), serving as a salaried staff of one charged with the restoration, conservation, organization and administration of the Hungarian Unitarian Church Archives. At the same time, I am an ordained Unitarian minister.
As this corona virus pandemic affected everybody in this world, we were gradually forced to move into our homes from March 10th. (schools closed the next day, families had to stay at home with children). In fact, from the middle of March, secular and ecclesiastical restrictions appeared almost every two days, which forced population and communities of believers to their home.

The Unitarian Headquarters with the Archives have been closed. I was forced to work from home. My primary job was to continue inventorying the documents. I made a database from the list, I wrote earlier. After that, I rewrote a lot of old documents for publications ...
Meanwhile I received many requests by email to help the enquiring people online, and to send information on their research topic. In most cases, I could help without being due to go into the archives. But sometimes the information service required archival research. In this case, I collected the requests and so I went into my archives twice weekly during the quarantine to look them up. Everyone was very pleased, hereby getting access to the needed data and so offering the opportunity, to continue the work without leaving their home. – And I was happy to help them. The Unitarian Archives in Kolozsvár will be reopened from 15th. of June.
 
Greetings from Transsilvania to Heidelberg

Es ist später Nachmittag am Freitag, den 13. März 2020. Im Seminarsaal des Archivs für Zeitgeschichte der ETH Zürich (AfZ) findet eine ad hoc einberufene Krisensitzung der vor Ort präsenten Mitglieder des Teams statt. Tags zuvor ist der erste Fall einer Corona-Infektion an der ETH bekannt geworden. Und soeben hat der Bundesrat in einer Medienkonferenz die Schliessung der Schulen und weitere Massnahmen aufgrund der besonderen Lage verkündet. Das Team sitzt konzentriert, aber etwas verunsichert in gebührendem Abstand voneinander. Es sollte auf Monate hinaus die letzte Besprechung mit physischer Präsenz werden. Das Traktandum ist gleichermaßen simpel und vielschichtig: Wie setzen wir im Archiv den absehbaren, aber noch nicht im Einzelnen verkündeten Notbetrieb der ETH um? Wer arbeitet wie im Home-Office, wer vor Ort? Welche Konsequenzen ergeben sich für die laufenden Archivierungsarbeiten? Wie fangen wir die Folgen für unsere Kundschaft auf?

Die Sitzung dauert nur knapp eine Stunde. Und obwohl in den folgenden Tagen durch die nächsten Beschlüsse des Bundesrates und der ETH-Schulleitung zur nunmehr ausserordentlichen Lage die wichtigste getroffenen Annahme – die zumindest partielle Zugänglichkeit des Archivgebäudes für Mitarbeitende – wegbrechen sollte, werden bereits an diesem Freitag die folgenden operativen Wegmarken für die Bewältigung der Coronakrise gesetzt:

ARCHIVIERUNG
Sämtliche Arbeiten am Archivgut erfolgen ab 17. März im Home-Office. Einmal wöchentlich werden von der Archivleitung, die nebst Vertretern der ETH-Betriebsabteilung exklusiv Zugang zum Archivgebäude erhält, Bestände oder Teile davon an die Privatadressen der Mitarbeitenden geliefert bzw. wieder zurück transportiert. Vorhandene Privatrechner und abgegebene Laptops werden für den Heimbetrieb flott gemacht, so dass von ihnen sicher auf alle notwendigen Daten und Programme (Office-, Adobe-, Kommunikationsprogramme, das Archivinformationssystem CMI AIS (ehemals CMISTAR), Intranet u.v.m.) zugegriffen werden kann. (Fortsetzung folgt).

I have been working for 5 years as an archivist at the Shibusawa Eiichi Memorial Foundation in Tokyo, Japan. Dedicated to honoring and promoting the achievements and ideals of Shibusawa Eiichi (1840-1931), a leading figure in the fields of establishing modern economic systems, international relations, and improvement of public welfare, the Foundation comprises the Shibusawa Memorial Museum, the Information Resources Center, and the Research Center, and holds rich collections of historical materials related to the modernization of Japan. I am managing institutional archives of the Foundation and curating digital resources to support the activities of all departments.
The COVID-19 outbreak gave significant impacts on our foundation. The renewed Shibusawa Memorial Museum was supposed to be reopened in March, but it was postponed significantly due to the COVID-19 pandemic. Now all staff members are basically working from home and most meetings have taken place online to avoid infection of the novel coronavirus …

Because of these changes in the working environment, I needed to put off all works related to paper documents since it is impossible to work without physical items. Instead of that, I am focusing on the work that I can conduct at home such as the implementation of an archival information system based on AtoM (Access to Memory) and creating finding aids.
To overcome the COVID-19 crisis, many archival institutions in Japan including the Foundation are in search of a new working style in the long term. These changes urge us a new idea to deal with paper records, which still exist a lot in many organizations. Moreover, records would be created and exist in various circumstances outside of offices. I am keeping a close eye on how these changes influence the records management and archives in the future.

Das Archiv von Saltillo, der Hauptstadt des mexikanischen Bundesstaates Coahuila, gehörte zu den ersten Archiven, das Fachkollegen zum Bericht aufforderte, welche Herausforderungen die Pandemie den Archiv(ar)en abverlangt. Um Stellungnahme war auch das Heidelberger Stadtarchiv gebeten, dessen Rückmeldung dieser Tage im ersten Heft der Online-Zeitschrift „Gazeta del Saltillo“ veröffentlicht wurde.

Zu Wort kommen darin u.a. der Generalsekretär der „Asociación Latinoamericana de Archivos“ (ALA), der Direktor des Archivo General del Estado in Coahuila, der katalanische Präsident der internationalen Nichtregierungsorganisation „Archiveros sin Fronteras“ (AsF), die argentinische Koordinatorin des Netzwerks „Red Iberoamericana de Enseñanza Archivística Universitaria“ (RIBEAU), der italienische Kollege der Biblioteca Nacional Central de Florencia Giovanni d’Onofrio.

In den unterschiedlich akzentuierten Beiträgen kommen die aktuellen Herausforderungen, aber ebenso durchaus aufmunternde Krisenerfahrungen zum Ausdruck. Sowie die Hoffnung, das Pandemiegeschehen in seinen vielfältigen Aspekten der Nachwelt zu überliefern und die Einrichtungen für die zunehmende Inanspruchnahme durch Bürgerinnen und Bürger zu stärken.

Die Einladung unseres mexikanischen Kollegen Iván Vartan Muñoz Cotera zum Bericht erfolgte parallel zu unserer gegenwärtig auf der Archivhomepage präsentierten laufenden Umfrageserie „Archiv(ar)e während der Pandemie“. Den Beitrag von Iváns Vartan Muñoz Cotera sehen Sie hier im Anschluss...

Mexico and the world are living a reality that outlines for us new challenges and opportunities in the face of a health contingency that has paralyzed and reconfigured family, work and social activities. The emergency has meant that all of us who make up the international archival community have to adapt to remote working schemes or adjustments in the workplace.

The emergency caused by Covid-19 has come to rethink the operationalization of the Archivo Municipal de Saltillo, while offering a series of challenges and opportunities based, above all, on the development of new technologies. In this sense, the implementation of electronic platforms simply represents an inclusive and democratic practice through which free access to your heritage is promoted. Point!Internet consultation platforms, such as that of the “Digital Archive” of our Mexican Archive, are a viable alternative to investigate the documents in times of pandemic. Thus, the user will be able to know, from other latitudes, the descriptions and images of the folios of his interest. This has also encouraged a renewed focus on the past and a new way of investigating it digitally, establishing an effective and fruitful link between archives and citizens.

So, as is to be expected, the archivist's profile has changed. Now, its dynamics are proactive, according to the challenges and demands of a world in constant transformation. We are facing an unprecedented challenge in the modern history of archives. For those of us who work in archives, this global phenomenon will surely create the conditions to develop, on the one hand, unprecedented skills and competences, and, on the other, to reflect on our essential role in society.

Un fuerte abrazo – a big hug from Saltillo to Heidelberg! Iván Vartan Muñoz Cotera,Archivist and editorial officer of “La Gazeta del Saltillo”, edited by Archivo Municipal de Saltillo

Regarding archival training, like all teaching activities in general, there are moments of uncertainty which should be called to reflection on teaching performance in relation to the challenges posed by Covid-19, as it is very difficult to adapt to this new situation of mandatory isolation ...
Based on the perspectives of health situation in our country and in Córdoba, specifically in the School of Archival Science of the National University of Córdoba/Argentina, it is very likely that some of the realities configured in the context of exceptionality will be extended over a long period of time. This reality imposes a virtual teaching modality and a permanent challenge from the people directly involved in this asynchronous and non-presential modality.

It is to consider relevant to systematize educational reflections and experiences in the pandemic, since they acquire unusual singularities in each sociocultural and institutional context. It's a matter of common knowledge that, due to this situation, educators feel themselves challenged to seek and build strategies to address the right education of future professionals in the archival field. An attempt to continue teaching processes virtually, but accessing to the internet and computers, as well as the use of tools, is not equitable in our society. So, frustration emerge on teachers as they feel incapable of being next to all their students and it is at that moment when they have to develop singular strategies in order not to deepen the cultural gap …

Although many teachers have the ICT-training, most do not control these tools. In addition, there are students who worry because they cannot connect and send their answers. The strategies depend on the circumstances imposed by the protocols determined by the governmental authorities. The challenge that teachers face in this context is very difficult, as it came out all of a sudden and did not allow the execution of previous practice. In contrast an immediate response had to be given full of doubts between the theory and the practice of the Archival Science …
 
Greetings from Córdoba to Heidelberg!
 
Anna Szlejcher Mgter., Ex Docente Investigadora de la Escuela de Archivología, Universidad Nacional de Córdoba; Coordinadora General de GERIBEAU/ALA (Grupo de Expertos Red Iberoamericana de Enseñanza Archivistica Universitaria/Asociación Latinoamericana de Archivos), Córdoba/Argentina