Sichere elektronische Verfahrensabwicklung

bei Verfahren über eine einheitliche Stelle

Ist durch Rechtsvorschrift angeordnet, dass ein Verwaltungsverfahren über eine einheitliche Stelle abgewickelt werden kann und wünschen Sie eine Abwicklung in elektronischer Form (§ 71e LVwVfG), so steht Ihnen unserer sicherer Postfachdienst über die Virtuelle Poststelle zur Verfügung (siehe Linkliste rechts). Über diesen Weg haben Sie die Möglichkeit, unmittelbar und ohne weitere Infrastruktur verschlüsselt - und damit sicher - mit der Stadtverwaltung zu kommunizieren. Sollten Signaturkarte und Lesegerät vorhanden sein, können Sie auf diesem Wege Ihre elektronischen Dokumente zusätzlich elektronisch signieren.

Erklärung zur Zugangseröffnung nach § 3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (LVwVfG):

Nur über das in der rechten Linkliste aufgeführte sichere Postfächer besteht die Möglichkeit, der Stadt Heidelberg elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, zukommen zu lassen. Die Zugangseröffnung für solche Dokumente wird allerdings auf Verfahren beschränkt, für die durch Rechtsvorschrift angeordnet ist, dass ein Verwaltungsverfahren über eine einheitliche Stelle abgewickelt werden kann (§ 71e LVwVfG). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass signierte Dokumente nicht über andere bekannte städtische E-Mail-Adressen der Stadt entgegen genommen werden.

Mögliche Dateiformate

Die Stadtverwaltung Heidelberg nimmt über die „Virtuelle Poststelle“ Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

Die vorgenannten Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Heidelberg nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Heidelberg davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Aus technischen Gründen können über die Virtuelle Poststelle Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 5 MB nicht entgegengenommen werden.

Nutzen Sie zur Registrierung auf der Seite unseres Dienstleisters im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg den entsprechenden Link ("Registrieren Sie sich jetzt an der Virtuellen Poststelle")

zur Registrierung

Sicher kommunizieren ohne Registrierung oder Anmeldung

Wählen Sie das in der rechten Linkleiste gelistete sichere Postfach aus und teilen Sie uns Ihren Wunsch über das Formular mit, das sich in einem neuen Fenster öffnet.

Benutzerregistrierung/Benutzeranmeldung

Bei Zugangsproblemen (z.B. Registrierung, Konto gesperrt) steht Ihnen unser Dienstleister, die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken, unter folgenden Kontaktadressen gerne zur Verfügung:

§ 3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (LVwVfG):

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Für elektronische Dokumente an Behörden, die verschlüsselt oder signiert sind oder sonstige besondere technische Merkmale aufweisen, ist ein Zugang nur eröffnet, soweit dies ausdrücklich von der Behörde festgelegt oder im Einzelfall zwischen Behörde und Absender vereinbart wurde.

(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.

(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.